Cloud in der Praxis: Office 365 kombiniert mit Managed Services

Office 365 ist eine in Microsoft-Rechenzentren gehostete Cloud-Lösung für die Büro­kommunikation. Sie bietet viele verschiedene Möglichkeiten, um effektiv zusammen­zuarbeiten. Office 365 ist rein browser­basiert und braucht einzig eine Internet­verbindung. Darüber hinaus ermöglicht es Office 365, eine Client-Software-Lizenzierung für die Microsoft Office Suite zu nutzen, die durch zusätzliche Tools und Lösungen die Unternehmens-Collabo­ration ermöglicht. Je nach Lizenzierung können die Benutzer verschiedene Komponenten nutzen – z.B. SharePoint Online (Website-Erstellung), Exchange Online (E-Mail-Transport), Skype for Business (Online Besprechungen), OneDrive for Business (Datenspeicher), Office Web Apps oder Yammer (Social Networking).

• Argumente für Office 365

• Office 365: Kosten-Nutzen-Verhältnis und hybride Lösungen

• Aufwandstreiber Daten-Migration

• Der Weg in die Cloud

Argumente für Office 365

• Modernisieren der Bürokommunikation mit einer nachhaltigen Update-Strategie;
• Homogene Microsoft-Landschaft;
• Bereitstellung von State-of-the-Art-Arbeitsmethodiken;
• Integrationsmöglichkeiten mobiler Endgeräte;
• Flexibles Lizenz-Modell (Pay as you go);

• Vorteile für Multi-Device-Benutzer;
• Reduktion der eigenen IT-Infrastrukturen und damit verbundener Aufwände.

Wer Office 365 einführt, muss mehr als nur die Vorteile der Lösung beachten. Viel wichtiger ist ein ganz­heitlicher Ansatz, der die nachfolgende Kriterien berücksichtigt.

Office 365: Kosten-Nutzen-Verhältnis und hybride Lösungen

Größere Unternehmen haben individuelle On-Premise-Lösungen mit einem hohen Reifegrad im Wirkbetrieb. Migriert man diese in die Cloud, übersteigen die Kosten schnell den Nutzen. Auch die geforderte Anpassungs­fähigkeit an die vorgegebene IT-Landschaft kann häufig nicht erreicht werden.

Dennoch empfiehlt sich Office 365 aus der Cloud auch größeren Unternehmen, allerdings ausbalanciert mit ausgewählten Services aus dem Gesamtpaket der Cloud – und in einem hybriden Szenario, das die besten Möglichkeiten aus Cloud und On-Premise-Betrieb miteinander kombiniert. Hybrid ist der Ansatz immer dann, wenn das benötigte Funktions­spektrum über die in der Cloud verfügbaren Möglichkeiten hinausgeht.

Aufwandstreiber Daten-Migration

Bevor die Office-365-Nutzung Kosten spart, muss die Software aus der Cloud eingeführt werden, was meist sehr aufwändig ist. Deshalb sollte vor einer Einführung erörtert werden, welche Infrastrukturen und Applikationen reduziert oder sogar ganz ersetzt werden können, um die angestrebten Reduktionen auch wirklich zu erreichen.

Die Erfahrung zeigt: Viele Anwendungen müssen dauerhaft lokal – parallel zur Cloud-Lösung – betrieben werden. Die zusätzlichen Kosten müssen Unternehmen einkalkulieren.

Aber auch der Faktor Mensch muss berücksichtigt werden. Die Office-365-Produkte werden seitens Microsoft nach einem stringenten Release-Management-Zyklus erneuert, sind somit immer up-to-date und überfordern viele Benutzer mit unzähligen neuen Funktionen oder Anwendungen. Das können neue Tools wie Yammer oder Delve (Such- und Präsentations­anwendung für Office 365) sein, aber auch Funktionsumfänge/-tiefen in SharePoint oder der Office Suite.

Intensive Trainings sind daher genauso wichtig wie ein begleitender Change-Management-Prozess, der den Weg in die digitale Arbeitswelt ebnet. Das Nutzen von Cloud-Produkten sollte immer auch Einstieg in eine Business Transformation gesehen werden, der die Digitalisierung als Zielfokus anstrebt.

Der Weg in die Cloud

Die meistgestellte Frage bei Office 365 ist die nach dem richtigen Weg. Dass Office 365 die künftige IT-Landschaften von Unternehmen prägen wird, ist längt mit ja beantwortet. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist sehr gut und die Möglichkeiten einer effizienteren Zusammenarbeit reichhaltig – speziell für Unternehmen mit verteilten Standorten und Mitarbeitern.

• Auswahl und Nutzung der für den Kunden am besten geeigneten Produkte und Lizenzen;

• Ganzheitliche Betrachtung der relevanten technischen und organisatorischen Aspekte;

• Nutzung von hybriden Szenarien, um die Vorteile der Office-365-Cloud mit den eigenen (On-Premise-)Systemen zu kombinieren;

• Bedingungslose Bereitschaft zur Digitalisierung.

Ein beratender Partner sollte die Office-365-Einführung im Unternehmen begleiten: Er kennt die lizenzrechtlichen, technischen und produkt­spezifischen Rahmen­bedingungen und steht helfend zur Seite.