Betriebsführungsverträge - Eine Überprüfung lohnt sich

veröffentlicht am 01. September 2020

Wer kennt es nicht: Vor vielen Jahren wurde eine Betriebsführung für einen Dritten übernommen oder an einen Dritten vergeben. Jahre später fällt das angestaubte Vertragswerk im Schrank wieder auf und es wird festgestellt: Vertrag und Realität divergieren doch enorm – überprüft hat das aber schon lange niemand mehr.

Eine Überprüfung der Notwendigkeit und Angemessenheit der vereinbarten Entgelte fällt dabei oftmals schwer. Abhilfe schafft die Überprüfung mittels eines Benchmarks.

Ausgangssituation

Sinn und Zweck der Auslagerung von Betriebsführungen an Dritte, sei es im Konzern-Verbund oder nach „draußen“, sind meist identisch – Kosten sollen, zum Beispiel durch Fremdvergabe oder Synergiehebung, indem Funktionen und Systeme nicht mehrfach aufgebaut werden, reduziert werden. Alternativ besteht gar nicht die Möglichkeit, qualifiziertes eigenes Personal, das für die eigene Durchführung der Tätigkeiten benötigt wird, zu gewinnen.
 
So einfach es klingt, dass Funktionen durch einen Dritten ausgeführt werden, so schwierig ist die Ausgestaltung in der Praxis. Hier findet man einen bunten Blumenstrauß an Konstellationen, die oftmals nicht zufriedenstellend sind. Mal ist unklar, was für wen und vor allem durch wen geleistet wird (definierte Service-Level-Agreements sind sehr selten vorzufinden), mal basieren Preis und Leistungsinhalt auf historischen Angelegenheiten, die Preisgestaltung und Verrechnung ist kaum noch nachvollziehbar oder das Leistungsspektrum hat sich, ohne dass dies entsprechend nachgehalten wurde, deutlich verschoben. In diesem Zusammenhang wird auch die Relevanz der Dienstleistersteuerung nochmals deutlich.

Im Mittelpunkt steht hierbei immer wieder der Bedarf der Definition eines transparenten und klaren Leistungsspektrums in Kombination mit der Darlegung eines nachvollziehbaren und marktgerechten Preises für die Dienstleistungen.

Ziele und Nutzen

Der Nutzen der Überprüfung von Betriebsführungen unterscheidet sich oftmals je nach Ausgangslage, Konstellation der Beteiligten und vielem mehr. Jedoch lässt sich, neben dem Wunsch, das Verhältnis von Kosten und Leistung anzugleichen, insbesondere das Ziel zur Transparenz über Leistungsinhalte und Preisgestaltung ableiten. Treiber hierfür sind sowohl die unterschiedlichen Anreize der Akteure, als auch die Notwendigkeit, gegenüber Dritten, insbesondere im Rahmen der Regulierung, den Nachweis zu erbringen, dass die Preisgestaltung marktgerecht austariert ist.

Hierbei darf man allerdings auch nicht außer Acht lassen, dass ein transparenter Betriebsführungsvertrag Differenzen und Missverständnisse der beteiligten Akteure erheblich reduzieren und auf eine sachliche Ebene transferieren kann – stark vernetzte Strukturen, sei es aus historischen Gründen oder durch den stetig steigenden Kostendruck, bergen stets das Risiko, dass ein oder mehrere Akteure mit der Leistungserbringung oder dem Entgelt unzufrieden sind. In diesem Kontext helfen die transparente Darlegung eines Leistungsverzeichnisses sowie die Herleitung der Bepreisung.

Herangehensweise von Rödl & Partner

Zur Überprüfung von Preis und Inhalt einer bestehenden Betriebsführung oder für den Abschluss eines neuen Betriebsführungsvertrages bietet es sich an, den Rödl & Partner-Benchmark heranzuziehen. In diesem wird ein großer Datenpool zu Aufwänden, basierend auf einem umfassenden energie- und versorgungswirtschaftlichen Prozessmodell, verschiedener Versorger Deutschlands gebündelt.

Die Überprüfung der Betriebsführungen folgt hierbei einem standardisierten Verfahren. Im ersten Schritt werden gemeinsam die Prozesse der Leistungserbringung identifiziert. Hieran anschließend sind die relevanten Ressourcentreiber, zum Beispiel die Länge des Stromnetzes für den Prozess „Planung und Bau Stromnetze“, zu bestimmen. Diese ermöglichen den Vergleich unterschiedlicher Versorger und die Einordnung der betrachteten Unternehmen in ihre jeweilige Vergleichsgruppe.

Auf Basis dessen gleicht Rödl & Partner die ausgewählten Prozesse mit der Datenbasis des Benchmark-Pools ab und berechnet hieraus eine Preisspanne für die jeweiligen Prozesse und Betriebsführungen. Diese ist, aufgrund der umfänglichen Vergleichswerte, marktgerecht, transparent und nachvollziehbar. Das Vorgehen ist schematisch in der beigefügten Grafik nochmal dargestellt.

Im Ergebnis erfolgt eine übersichtliche Darstellung und Einordnung der Werte in den Benchmark.

Konkrete Beispiele

Rödl & Partner hat verschiedene Versorger in Deutschland bei der Überprüfung ihrer Betriebsführungen erfolgreich begleitet. Schematisch sind im Folgenden Beispielkonstellationen dargestellt.

Beispiel 1

Ein Stadtwerk bündelt die kaufmännische Betriebsführung für alle Gesellschaften einer Stadt. Hierfür erhält dieses ein Betriebsführungsentgelt gemäß folgender Darstellung:

Im Rahmen der Prüfung durch einen Dritten fällt nun auf, dass die Leistungserbringung sowie Vergütung in einem ungünstigen Verhältnis stehen. Gleichzeitig wird klar, dass die zugrundeliegenden Verträge teils inhaltlich nur schwer rekonstruierbar sind. Entsprechend wird mithilfe von Rödl & Partner das Leistungsspektrum abgesteckt und basierend auf dem Rödl & Partner-Benchmark ein angemessenes Betriebsführungsentgelt abgeleitet und dokumentiert. Auf dieser Basis können die Stadtwerke und die Leistungsempfänger einen neuen Vertrag erstellen.

Beispiel 2

3 Stadtwerke, die sich in räumlicher Nähe befinden, beschließen den lokalen Markt künftig gemeinsam zu bearbeiten. Hierfür werden eine eigene Vertriebsmarke und Kooperationsgesellschaft gegründet, in der diese Aktivitäten gebündelt werden. Diese Kooperationsgesellschaft ist jedoch personenlos, die Betriebsführung erfolgt durch die 3 Mütter der Kooperationsgesellschaft. Hierbei übernimmt jede der Mütter einen anderen Aspekt der Betriebsführung.

Die Ausgestaltung der Kooperation stellt sich jedoch schwieriger dar, als ursprünglich veranschlagt. Insbesondere die Höhe der durch die Kooperationsgesellschaft zu leistenden Entgelte bedarf einer sauberen Herleitung und hohen Transparenz. Hierfür wurde gemeinsam mit Rödl & Partner der Leistungsumfang auf Prozessebene definiert und bepreist.

Beispiel 3

Eine Kommune hat beschlossen, einen lokalen Energieversorger zu gründen. Über mehrere Jahre wurde die Versorgung durch einen großen überregionalen Versorger sichergestellt. Bei Gründung des Stadtwerks kann dieses im ersten Schritt nur einen Teil der Leistungen selbst erbringen und vergibt einen Teil der Leistungen an den bisherigen Versorger, der hierfür ein Entgelt erhält.

Dieses Modell etabliert sich, auch über die „Aufbauphase“ hinaus. Bei einer Analyse der Erlös- und Kostenstruktur fällt nun die Dienstleistung durch den überregionalen Versorger in den Blick. Die Überprüfung mittels des Benchmarks sowie die anschließende Verhandlung mit dem Versorger ergeben ein Einsparpotenzial von ca. 25 Prozent bei gleichbleibender Leistungserbringung.

FAZIT

Betriebsführungen durch oder für Dritte sind wesentliche Ausgestaltungsoptionen in der Leistungserstellung der Energie- und Versorgungswirtschaft. Aufgrund der fortschreitenden Entwicklung, sei es die Anreizregulierung oder der Wettbewerbsdruck, ist davon auszugehen, dass das Instrument weiter an Beliebtheit gewinnen wird. Dies zeigt sich bereits jetzt an den unterschiedlichsten Bemühungen Kosten zu senken und Synergien zu heben. Damit dies jedoch dauerhaft zufriedenstellend gelingen kann, bedarf es einer transparenten und abgestimmten Basis für die Betriebsführung. Zur Erstellung dieser bietet sich die Nutzung des Rödl & Partner-Benchmarks an, da mit diesem, wie vielfältige Projekte bereits gezeigt haben, transparente und abgestimmte Preise sowie Leistungsübersichten erstellt werden können, die auf der Markterfahrung von Rödl & Partner basieren.

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