Seminar Auswahl und Einführung eines Archivsystems – Worauf ist für einen erfolgreichen Betrieb zu achten?

Sie möchten Rechnungen, E-Mails und elektronischen Dokumente sicher archivieren und zukünftig auf Papier verzichten. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen, welche Vorbereitungen Sie treffen müssen und wie Sie ein Archivsystem und einen revisionssicheren Archivierungsprozess einführen.

Viele Unternehmen verwenden nach wie vor Papier für die Rechnungsprüfung oder auch Archivierung von Informationen. Aktuelle Archivierungs- bzw. Dokumentenmanagement- (DMS) und Electronic Content Management (ECM) bieten eine hohe Sicherheit und Funktionalität, um sowohl datenbasierte Formate wie E-Mails, EDI-Daten, eRechnung als auch Papierdokumente sicher zu scannen, zu archivieren und in Workflows elektronisch verarbeiten zu können.

Ein solches Projekt ist durchaus komplex und oft stellt sich die Frage, wo man anfangen soll. Wir besprechen mit Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl des Anbieters achten müssen, welche Vorbereitungen Sie treffen müssen und wie Sie ein Projekt zur Einführung eines DMS / ECM Systems und eines sicheren Prozesses sinnvoll strukturieren.

Unsere Referenten mit Erfahrung in Auswahl-, Einführungs- und Prüfungsprojekten rund um Archivsysteme und Prozesse zeigen Ihnen, wie das System arbeitet und welcher Nutzen aus den Informationen für die Transaktion sowie die spätere Integration bzw. Verfolgung / Umsetzung gezogen werden können.

Tag 1

• Überblick über die Anforderungen – Was bedeutet revisionssichere Archivierung konkret?
• Umgang mit Papier, E-Mails, elektronischen Daten und Sonderformaten
• Überblick zum Projektvorgehen

Tag 2

• Methodische Herangehensweise an die Auswahl des richtigen Anbieters und des richtigen Systems
• Frühes und spätes Archivieren
• Arbeitsschritte im Projekt und Pilotansatz
• Nutzenbetrachtung – Welchen Aufwand habe ich und was spare ich an Zeit und Kosten?

Tag 3

• Erstellung einer pragmatischen Verfahrensdokumentation
• Aufbau eines Archivierungs- und Löschkonzept
• Zusammenfassung

Zielgruppe

• Entscheider in Unternehmen, CFO, Leitung Rechnungswesen
• Vertreter im Unternehmen für Organisationsentwicklung
• Prüfer, Revisoren
• Interessierte Rechtsanwälte, Unternehmensberater
• U. v. m.

Voraussetzungen

• Keine