Unterstützung bei der Softwareauswahl in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft

Die Auswahl einer neuen Anwendung ist eine strategische Entscheidung, welche die Abläufe in einem Unternehmen unweigerlich stark beeinflusst. Aufgrund der letztlich langfristigen Wirkung hat diese Entscheidung eine Tragweite für das Unternehmen, die in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft bisweilen unterschätzt wird. Hierbei ist es egal, ob es sich um ein ERP-System, ein einfaches Buchhaltungs- oder Personalabrechnungssystem oder ein Archivsystem handelt. Das Unternehmen ist für viele Jahre an das neue System sowie dessen Anwendungsmöglichkeiten und Schwächen gebunden.

Die Auswahl will daher gut überlegt sein. Es bietet sich an, hierfür auf externe Unterstützung zurückzugreifen, da im Unternehmen oftmals keine umfassende Erfahrung und entsprechendes Wissen für eine Aufgabenstellung vorhanden ist, die nur sehr selten zu bewältigen ist. Es gilt nicht nur die Funktionen zu bedenken, die eine neue Anwendung erfüllen muss, sondern auch

• technische Rahmenbedingungen,
• rechtliche Anforderungen oder
• prozessuale Anforderungen.

Insbesondere bei den prozessualen Anforderungen sollte nicht von den aktuellen Anforderungen ausgegangen werden sondern optimierte Prozesse zugrunde gelegt werden.

Die folgende Grafik zeigt einen idealtypischen Weg zur Softwareeinführung. Die ersten vier Schritte betreffen die Softwareauswahl, die restlichen Schritte die Softwareeinführung.

1. Prozessanalyse und Optimierung

Grundlage für die Analyse sind die Ist-Prozesse. Hier gilt es zunächst mögliche Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken und diese in ein Soll-Konzept einzuarbeiten.

2. Definition der Anforderungen
Auf Basis des Soll-Konzepts sind Anforderungen zu ermitteln, die Grundlage für ein Lastenheft werden. Neben den reinen prozessualen Anforderungen sind zusätzliche funktionale und technische Anforderungen zu definieren:

3. Ausschreibung: Auswahl der Software
Abhängig von den voraussichtlichen Kosten der Softwareeinführung und der Rechtsform des Unternehmens, wird die Softwarebeschaffung in den meisten Fällen über eine Ausschreibung laufen müssen. Die Vorgehensweise stellt sich idealerweise wie folgt dar:

• Entwicklung von Szenarien / Geschäftsvorfällen für die Systempräsentation
• Begleitung der Bietergespräche / Softwarepräsentationen
• Prüfung der Software-Teststellungen
• Usability-Tests
• Gesamtbewertung der Softwareanbieter

4. Vertragsgestaltung mit Softwareanbieter
Hier empfiehlt es sich regelmäßig, die Softwareverträge durch einen auf IT-Recht spezialisierten Fachanwalt prüfen zu lassen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass man in einem Standard-Vertrag des Softwareanbieters benachteiligt ist und im Falle eines schlechten Projektverlaufs wenig Möglichkeiten zur Nachbesserung hat. Ein entsprechender Anwalt kann die bestmöglichen Vertragsbedingungen verhandeln und auf die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen hinwirken (z.B. ausreichenden Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten bei Cloud-Lösungen mit Blick auf die EU-DSGVO).

Nach Vertragsabschluss schließen sich idealerweise die folgenden Schritte einer Projektbegleitenden Prüfung nach IDW PS 850 an. Dadurch erzielt das Management eine auch haftungsrechtlich relevante Vergewisserung über die sachgerechte Projektsteuerung und deren Unbedenklichkeit.