Revisionssicherheit von elektronischen Archiven in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft

Belege im Gesundheitswesen werden digital

Deutlich spürbar ist die Digitalisierung in der Art und Weise wie Unternehmen Rechnungen verarbeiten. Während in der Vergangenheit die Buchhalter alle Belege manuell im Buchhaltungssystem erfassen mussten, wird diese Arbeit immer stärker von IT-Systemen übernommen: Rechnungen kommen in Papierform an, werden auf einem Scanner digitalisiert, die Rechnungsinformationen per Texterkennung ausgelesen und in einen Buchungsvorschlag übernommen. Im Anschluss daran erfolgt eine workflowgestützte Prüfung und Freigabe der Belege.

Elektronische Rechnungsverarbeitung ist seit November 2019 Pflicht

Auch die Papierbelege werden in der Zukunft in einigen Bereichen der Vergangenheit angehören: bereits ab 2019/2020 müssen öffentliche Auftraggeber Rechnungen als XRechnung in elektronischer Form empfangen und ihre Auftragnehmer sie entsprechend versenden können. Eine Sichtprüfung in der bisherigen Form ist dann nicht mehr möglich.

Dabei ist zu beachten, dass es nicht erlaubt ist, die elektronische Rechnung einfach auszudrucken und anschließend wie eine Papierrechnung weiterzuverarbeiten – dies stellt nach den GoBD einen unzulässigen Medienbruch dar. Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Darüber hinaus würde bei XRechnungen ein Ausdruck nicht weiterhelfen, da es sich dabei um strukturierte Daten handelt, vergleichbar zu xml-Dateien.

Eine bildliche Wiedergabe der Rechnung ist damit nicht mehr möglich. Die Archivierung und Weiterverarbeitung (Prüfung und Freigabe) der Rechnung muss somit zwangsweise in elektronischen Systemen erfolgen. Für Unternehmen ist es wichtig, dass sie ihre Belege in elektronischen Archiven speichern, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und für ihre Archivierungsprozesse ein wirksames Internes Kontrollsystem einrichten.

Bestätigung nach IDW RS FAIT 3

Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, so sind diese auch in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig. Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Dies muss durch das Archiv sichergestellt werden – die Anforderungen sind somit aufgrund der technischen Möglichkeiten höher als bei der Archivierung in Papierform.

Dies bedeutet, dass Steuerpflichtige ihr Datenverarbeitungssystem unbedingt gegen Verlust, aber auch gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen sichern müssen. Werden darüber hinaus Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsgemäß. Somit haben Steuerpflichtige insbesondere beim Einsatz von elektronischen Archivierungsverfahren umfassende Schutzmaßnahmen gegen den Verlust, Veränderung oder die fehlerhafte Sicherung von aufbewahrungspflichtigen elektronischen Belegen zu treffen. Hierzu zählen entsprechende Zugriffs-, Datensicherungs- und Notfallkonzepte, so dass im Bedarfsfall die Daten verlustfrei wiederhergestellt werden können.

Anstelle der Aufbewahrung von Unterlagen im Original ist auch die Aufbewahrung bestimmter rechnungslegungsrelevanter Daten und Dokumente auf einem Bild- oder sonstigen Datenträger zulässig. Das BMF stellt über die GoBD hierzu zusätzlich die Anforderung, dass die archivierten Belege zudem jederzeit progressiv als auch retrograd maschinell auswertbar sein müssen.

Beim Einsatz von elektronischen Archivierungsverfahren bestehen neben den technischen Risiken insbesondere auch im organisatorischen Bereich regelmäßig wiederkehrende Risiken für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Buchführung. Vor allem durch unzureichende organisatorische Festlegungen sowie eine unvollständige Verfahrensanweisung kann die Nachvollziehbarkeit des eingesetzten Archivierungsverfahrens zusätzlich gefährdet werden.

Um den Risiken aus dem Einsatz von elektronischen Archivierungsverfahren zu begegnen empfehlen wir daher die prüferische Begleitung der Einführung des Archivsystems und der Rechnungsbearbeitung inkl. anschließender Zertifizierung des eingesetzten Archivsystems entsprechend dem IDW RS FAIT 3.

Die Prüfung umfasst dabei die folgenden Bereiche:

• Gibt es eine Verfahrensdokumentation, die das Verfahren vollständig und ordnungsgemäß darstellt, so dass es für Dritte nachvollziehbar ist?
• Können die vorhandenen Digitalisierungsprozesse sicherstellen, dass alle Belege archiviert werden und dass sie vollständig, richtig und lesbar sind?
• Kann die IT-Infrastruktur sicherstellen, dass die Belege während der gesamten Aufbewahrungsdauer unveränderbar gespeichert werden und dass sie jederzeit wiederhergestellt werden können? Hierzu zählt auch ein entsprechendes Notfallkonzept.

Über die Prüfung erstellen wir einen Bericht auf Basis des IDW RS FAIT 3. Dieser kann beispielsweise im Falle einer Betriebsprüfung zusammen mit der Verfahrensdokumentation als Bestätigung der Revisionssicherheit der Archivierung vorgelegt werden.