Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft

Die Unternehmen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft zögern oftmals dabei, die Digitalisierung ihrer Prozesse zügig und konsequent voranzubringen. Oftmals bestehen Zweifel, es stehen Fragen im Vordergrund wie beispielsweise:

• Wie hoch sind die Kosten?
• Wie lassen sich (Personal-)kosten dadurch einsparen?

Gerade in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft gilt jedoch, dass Fragen wie diese am eigentlichen Problem vorbei gehen. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist oftmals alternativlos, weil es einerseits aufgrund der Personal- und Gehaltssituation im öffentlichen Dienst oftmals schwer fällt, qualifizierte Mitarbeiter in ausreichender Zahl zu gewinnen und andererseits aufgrund von EU-Vorgaben öffentliche Auftraggeber ab November 2019 elektronische Rechnungen im Format XRechnung empfangen können müssen.

Elektronische Rechnungsverarbeitung wird Pflicht ab November 2019

Dabei ist zu beachten, dass es nicht erlaubt ist, die elektronische Rechnung einfach auszudrucken und anschließend wie eine Papierrechnung weiterzuverarbeiten – dies stellt nach den GoBD einen unzulässigen Medienbruch dar. Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Darüber hinaus würde bei XRechnungen ein Ausdruck nicht weiterhelfen, da es sich dabei um strukturierte Daten handelt, vergleichbar zu xml-Dateien. Eine bildliche Wiedergabe der Rechnung ist damit nicht mehr möglich. Die Archivierung und Weiterverarbeitung (Prüfung und Freigabe) der Rechnung muss somit zwangsweise in elektronischen Systemen erfolgen.

Auswirkungen auf eine Vielzahl der Geschäftsprozesse in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft

Die damit notwendigerweise verbundene Einführung eines elektronischen Archivs hat in der Regel unmittelbaren Einfluss auf zahlreiche Geschäftsprozesse:

• Beschaffungsprozess
• Rechnungsprüfung und –freigabe
• Personalverwaltung
• Personalabrechnung

Dabei ist jedoch dringend davon abzuraten, den ursprünglichen manuell Prozess unbesehen und 1:1 in einen digitalen Prozess zu übertragen. Vielmehr sollte die Möglichkeit, bei dem ohnehin unvermeidbaren Wechsel zumindest Zusatznutzen zu erzielen, unbedingt genutzt werden. So bietet beispielswiese ein elektronischer Freigabeprozess in einem Workflow-System deutliche Vorteile gegenüber der klassischen Freigabe:

• Umfassende Transparenz über den Prozess
• Beschleunigung der Prozesse durch Wegfall der Transportwege
• Bessere Möglichkeit Skonti zu ziehen
• Höhere Sicherheit durch hinterlegtes Berechtigungskonzept statt schwer erkennbarer Freigabezeichen
• Sicherstellung eines 4-Augen-Prinzips

Die Digitalisierung sollte daher als Chance für die Gesundheits- und Sozialwirtschaft genutzt werden, die alten Prozesse zu überdenken und zu überarbeiten. Es ist sinnvoll auf Basis der Ist-Prozesse eine Prozessoptimierung durchzuführen und die Soll-Prozesse an den Möglichkeiten der elektronischen Systeme zu orientieren.

Es ist nicht das Ziel möglichst viele Mitarbeiter einzusparen, sondern die Sicherheit und Schnelligkeit der Prozesse zu erhöhen und somit den Mitarbeitern Zeit zu geben, ihre Zeit sinnvoller zu nutzen, z.B. für eine gründlichere Rechnungsprüfung.

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