Projektbegleitende Prüfungen nach IDW PS 850 in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft

Viele Unternehmen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft modernisieren derzeit ihre Softwarelandschaft. Dabei werden Systeme zusammengelegt und Prozesse angepasst. Die Einführung neuer IT-Systeme birgt jedoch besondere Risiken – egal ob eine neue Finanzbuchhaltung, eine neue Personalabrechnung oder ein Archivsystem eingeführt wird.

Sehr häufig geraten solche Projekte in Schwierigkeiten und fast immer wird das Budget oder der Projektzeitplan nicht eingehalten. Dies hängt häufig damit zusammen, dass solche Projekte nicht zum Alltagsgeschäft der Mitarbeiter im Gesundheitswesen gehören und somit die notwendigen Erfahrungen zur Projektplanung und -steuerung nicht ausreichend vorhanden sind. Man begibt sich damit oftmals in die Abhängigkeit von Softwareanbietern.

Bei einer projektbegleitenden Prüfung werden wir als Qualitätssicherung tätig und berücksichtigen die Einhaltung der relevanten Ordnungsmäßigkeitsanforderungen. Wenn Sie uns bereits in der Planungs- und Auswahlphase beauftragen, können wir sicherstellen, dass alle notwendigen Anforderungen in den Lasten- und Pflichtenheften berücksichtigt werden.

Selbstverständlich können wir im Rahmen der Prüfung auch bei der Auswahl von Softwareanbietern unterstützen und beispielsweise die Bietergespräche und Erfüllung der Softwareanforderungen für die Gesundheits- und Sozialwirtschaft bewerten.

Später erfolgt die Prüfung auf Basis der Konzepte und deckt Fehlentwicklungen auf, bevor sie zu Problemen führen. So wird sichergestellt, dass Ihre neuen Anwendungen den regulatorischen Anforderungen und der Jahresabschlussprüfung standhalten. Damit reduzieren wir Risiken. Gleichzeitig achten wir in den einzelnen Projektphasen auf die fristgerechte Erreichung der Projektmeilensteine und werden erkennbare Fehlentwicklungen frühzeitig kommunizieren.

Die Migration der Daten aus den bisherigen Anwendungen in die neue Systemlandschaft bringt häufig besondere Risiken mit sich. Daher prüfen wir die Migration in besonderem Maße, damit die Bilanzkontinuität gewahrt bleibt.

Die Prüfung gestaltet sich nach IDW PS 850 („Projektbegleitende Prüfung bei Einsatz von Informationstechnologie”) wie folgt:

1. Prüfung der Projektorganisation
2. Prüfung der Projektphasen:

• Planungsphase
• Entwicklungs- und Einrichtungsphase
• Testphase
• Produktivsetzungsphase

Zu jeder Phase kann ein Teilbericht erstellt werden, der Ihnen wertvolle Hinweise für notwendige Anpassungen gibt. Darüber hinaus können die Berichte als Nachweis gegenüber den Betriebsprüfern für ein geordnetes Change Management genutzt werden, da ein Softwarewechsel oder eine Softwareeinführung in den meisten Fällen einen direkten Eingriff in die Buchführung bedeuten. Gemäß den GoBD wird eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation benötigt, so dass die Änderungen und Abläufe für einen Sachverständigen Dritten nachvollziehbar sind und somit ein Verwerfen der Buchführung verhindert werden kann.

Anstelle des Projektbegleitenden Prüfers können wir auch als externer Projektleiter für Sie tätig sein.

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