Urlaubsverfall: Wichtige Neuerungen für den Arbeitgeber

veröffentlicht am 5. Dezember 2019 | Lesedauer ca. 3 Minuten​

Bislang durfte der Arbeitgeber davon ausgehen, dass etwaiger nicht in Anspruch genommener Urlaub grds. nach § 7 Abs. 3 des Bundesurlaubsgesetzes (nachfolgend „BUrlG“)mit Ablauf des Kalenderjahres verfällt und eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr nur statthaft ist, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeit­nehmers liegende Gründe das recht­fertigen. Insoweit bestand eine durchaus gefestigte Recht­sprechungspraxis des Bundesarbeitsgerichtes (nachfolgend „BAG”).

• „Mitwirkungsobliegenheiten” des Arbeitgebers

• Anforderungen an die Mitteilung

• Fazit

Von dieser Annahme muss sich der Arbeitgeber nun mit dem Urteil des BAG vom 19. Februar 2019 – 9 AZR 423/16 verabschieden. Nachdem sich der Europäische Gerichtshof (nachfolgend „EuGH“) in seinem Urteil in Sachen Max-Planck-Gesellschaft vom 6. November 2018 – C – 684/16 mit der Auslegung des Art. 7 der euro­päischen Richtlinie „RL 2003/88/EG” zu befassen hatte, übernahm das BAG nun dessen Linie und konkre­tisierte sie weiter. Die Fragestellung richtete sich nach der Vereinbarkeit mit einer nationalen Regelung, die den Verlust des nicht genommenen bezahlten Jahres­­urlaubs und der finanziellen Vergütung für diesen Urlaub vorsieht, wenn der Arbeitnehmer den Urlaub nicht vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses beantragt hat (§ 7 Abs. 3 S.1 BUrlG). Der EuGH entnimmt der Richt­linie eine Ver­pflichtung des Arbeitgebers, konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – er­forderlichenfalls förmlich – auffordert, das zu tun, und ihm, klar und rechtzeitig mitteilt, dass der Urlaub, wenn er ihn nicht nimmt, am Ende des Bezugs­zeitraumes oder eines zulässigen Übertragungszeitraums verfallen wird. Dieser Linie schloss sich das BAG an, indem es § 7 Abs. 3 BUrlG richtlinienkonform auslegte und dem Arbeitgeber eine entsprechende Mitwirkungsobliegenheit auf­erlegte. Für die Praxis stellt sich in Anbetracht dieser neuen Ent­­­wicklung zum Verfall des Urlaubsanspruches die Frage, welche Anforderungen an diese zu stellen sind. Dieser Beitrag soll hierzu einen Überblick verschaffen:

„Mitwirkungsobliegenheiten” des Arbeitgebers

Der Anwendungsbereich des § 7 Abs. 3 S. 1 BUrlG ist – in richtlinienkonformer Auslegung – nun auf Fälle beschränkt, in denen der Arbeitgeber seiner Mit­wirkungs­­­obliegenheit i.S.v. § 7 Abs. 1 S. 1 BUrlG nachge­kommen ist. Wann dieser Mit­wirkungsobliegenheit entsprochen wurde, ist vom Einzelfall abhängig und im Lichte des Zweckes – der Vermeidung, dass der Arbeitnehmer den Urlaubs­­anspruch nicht wahrnimmt, auf­grund der Tatsache, dass der Arbeitgeber ihn hierzu nicht in die Lage versetzt hat – zu beurteilen. Das BAG führte in dem oben zitierten Urteil hierzu aus:

„Der vom Bundes­­urlaubsgesetz intendierte Gesundheitsschutz durch eine tat­sächliche Inanspruchnahme der be­zahlten Arbeitsbe­freiung wird gefördert, wenn der Arbeitgeber den Ar­beitnehmer über den Umfang des noch bestehenden Urlaubs informiert, ihn auf die für die Urlaubs­nahme maß­geblichen Fristen hinweist und ihn zudem auffordert, den Urlaub tatsächlich in Anspruch zu nehmen. In dem Fall wird ein ver­­ständiger Arbeit­nehmer seinen Urlaub typischerweise rechtzeitig vor dem Verfall beantragen.”

Anforderungen an die Mitteilung

Demnach können folgende allgemeine Grundsätze aufgestellt werden:

Inhaltlich ist erforderlich, dass der Arbeitnehmer 

• über den ihm noch zustehenden (Rest-)Urlaubsanspruch eines bestimmten Bezugszeitraumes informiert wird,
• zur rechtzeitigen Beantragung aufge­fordert wird, dass der Urlaub noch im laufenden Urlaubsjahr genommen werden kann und schließlich
• unmissverständlich auf den ansonsten ersatzlosen Verfall hingewiesen wird.

Bezüglich der Form der Mitteilung besteht zwar grds. Wahlfrei­heit des Arbeitgebers, entscheidend ist jedoch – ent­sprechend dem Sinn und Zweck der Mitteilung – zu verhindern, dass der Arbeitnehmer den Urlaubs­an­spruch nicht wahrnimmt, weil der Arbeitgeber ihn hierzu nicht in die Lage versetzt hat. Abstrakte Um­schreibungen im Arbeitsvertrag oder die Ausgabe eines Merkblatts an die Beleg­schaft reichen hierzu nach Ansicht des BAG nicht aus, da sich die Unterrichtung auf den konkreten Urlaubsanspruch beziehen muss. Hinsichtlich des Zeitpunktes und der Häufigkeit der Mitteilung hat der EuGH bislang keine weitergehende Kon­kretisierung vorgenommen. Das BAG hält es „regelmäßig für aus­reichend”, wenn eine solche Mitteilung zu Beginn des Kalenderjahres erfolgt. Eine ständige Aktualisierung – bspw. im Anschluss an jeden Urlaub – ist demzufolge nicht erforderlich. Setzt sich der Arbeitgeber jedoch in Widerspruch zu seinen Erklärungen, indem er etwa einen Urlaubsantrag aus anderen als den in § 7 Abs. 1 S. 1 BUrlG genannten Gründen ablehnt oder ander­weitig eine Situation erzeugt, die geeignet ist, den Arbeit­­nehmer davon abzu­halten, seinen Urlaub zu beantragen, entfällt die Be­­fristung des Urlaubs­­­an­spruchs nach § 7 Abs. 3 BUrlG mit der Folge, dass eine Mit­wirkungs­handlung erneut vorzunehmen ist.

Empfehlenswert scheint angesichts der Vorgaben des EuGH dem Arbeitnehmer darüber hinaus eine zweite aktualisierte Unter­­richtung zu Beginn des 3. Quartals zukommen zu lassen, um den An­forderungen zu ent­sprechen.

Liegen sodann – also nach zuvor hin­reichend erteilter Unterrichtung – die Voraus­setzungen für eine Über­tra­gung von Urlaub in das Folgejahr nach § 7 Abs. 3 S. 2 BUrlG vor, wird dieser Urlaub von selbst auf die ersten drei Monate des Folgejahres übertragen. Insoweit ist auch nach Auffassung des BAG der Arbeitnehmer jeden­falls zu Beginn des Jahres erneut zu unterrichten und aufzufordern, diesen spezifischen Urlaub innerhalb des Übertragungszeitraumes (bis zum 31. März) zu nehmen sowie auf den Verfall hinzuweisen.

Fazit

Eine ordnungsgemäße Unterrichtung des Arbeitnehmers entscheidet nun über den Verfall des Urlaubs­an­spruches. Die arbeitgeberseitige Beweislast macht auch eine sichere Dokumentation hierüber erforderlich. Dem BAG zufolge, führt ein Verstoß gegen die zuvor beschriebene Mitwirkungs­obliegenheit dazu, dass der am 31. Dezember des Urlaubsjahres nicht verfallene Urlaub zu dem am 1. Januar des Folgejahres entstehenden Urlaubs­anspruch hinzutritt. Dieser Vorjahresurlaub ist dabei wie der neu entstandene Urlaub zu behandeln. Angesichts dieser Auswirkungen, ist der Arbeit­geber gut beraten, diese Mit­wirkungsobliegenheit zu berücksichtigen.