Risiken bei Buchungen im Personalbereich

Unter dem Begriff Betriebshaftpflicht „Kooperativa” wird die Haftplicht von Arbeitgebern verstanden, deren Ziel der Arbeitnehmerschutz bei Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten ist. Die Betriebshaftpflicht gilt für Vollzeit-, jedoch auch Teilzeitbeschäftige und auch Aushilfen.

  

Die Betriebshaftplicht wird durch die Verordnung des Ministeriums für Finanzen Nr. 125/1993 Gbl. „Betriebshaftpflicht für Schäden aus Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten” geregelt. Die Bemessungsgrundlage entspricht der Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherungs- und Arbeitsförderungsbeiträge und wird als kumulierte Beitragsbemessungsgrundlage aller Arbeitnehmer für das abgelaufene Quartal ermittelt. Die Versicherungssätze schwanken je nach dem überwiegenden Gegenstand des Unternehmens zwischen 2,8 und 50,4 Promille. Die Betriebshaftpflichtbeiträge müssen jedoch mindestens CZK 100,00 pro Quartal betragen.

  

Für die Betriebshaftpflicht bieten sich zwei unterschiedliche Buchungs- und Bilanzierungsmethoden. Die erste Gruppe der Buchhalter bevorzugt die Verbuchung auf Konten der Kontengruppe 54x (Sonstige betriebliche Aufwendungen), da sie die Betriebshaftpflicht als einen üblichen Versicherungsschutz betrachtet. Die zweite Gruppe der Buchhalter geht davon aus, dass die Betriebshaftpflicht dem Personalaufwand zuzurechnen ist und wählt dem entsprechend die Verbuchung auf Konten der Kontengruppe 52x (Personalaufwand). Wir empfehlen Ihnen die zweite Lösung, da die Betriebshaftpflicht als gesetzlicher Sozialaufwand gilt.

   

Am 01.01.2013 ist das Gesetz über die betriebliche Altersvorsorge in Kraft getreten, durch das die zweite Säule der Alterssicherung (betriebliche Altersvorsorge) geregelt wird. Da die betrieblichen Versorgungsleistungen freiwillig sind, sind einige Arbeitnehmer an der zweiten Säule, einige jedoch nach wie vor nur an der ersten Säule der Alterssicherung (gesetzliche Rentenversicherung) beteiligt. Unser Kommentar betrifft ausschließlich die zweite Säule.

  

Die betriebliche Altersvorsorge setzt sich aus freiwilligen 2%-igen Arbeitnehmerbeiträgen (die  Beiträge werden vom Netto-Gehalt abgezogen) und aus 3%-igen gesetzlichen Arbeitgeberbeiträgen (der Sozialversicherungssatz wird dadurch von 6,5% auf 3,5% vermindert) zusammen. Dem Arbeitnehmer, der sich für die betriebliche Altersvorsorge entschieden hat, werden bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung von der Beitragsbemessungsgrundlage 5% für betriebliche Altersvorsorge und 3,5% für die Rentenversicherung abgezogen.

  

Der Vorsorgebeitrag wird vom Arbeitgeber an das Finanzamt überwiesen, das ihn an die Pensionskasse einzahlt. Die Verwaltung der Vorsorgebeiträge wird durch die Abgabeordnung Nr. 280/2009 Gbl. geregelt. Da die betriebliche Altersvorsorge die Definition nach §2 AO erfüllt, scheint ihre Verbuchung auf Konten der Kontenklasse 34 (Sonstige Steuern) buchtechnisch richtig zu sein. Obwohl die Verbuchung der betrieblichen Altersvorsorge auf einem Sozialversicherungskonto überwiegt, ist die betriebliche Altersvorsorge nach der Fachöffentlichkeit nicht unter dem Bilanzposten B.III. 6 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit), sondern unter dem Bilanzposten unter B.III.7  Steuerverbindlichkeiten zu bilanzieren. Die Verminderung des Arbeitnehmereinkommens  (bzw. die Verbindlichkeiten gegenüber Arbeitnehmern) sollte per 331 (Verbindlichkeiten gegenüber Arbeitnehmern) an 34 (Steuern) verbucht werden.

  

Diese Rücklage wird aus dem Gewinn der Gesellschaft gebildet und auf der Passivseite unter dem Bilanzposten A III. 2 Satzungsmäßige Rücklage und andere Gewinnrücklagen ausgewiesen. Von der Rücklage werden oft kulturelle oder Sozialleistungen an Mitarbeiter finanziert (kulturelle Veranstaltungen, Erholungsurlaub, Ausbau/Instandhaltung der Erholungs- oder Schulungsräume, Motivationsprogramme, jedoch auch Vergütungen an ehemalige Mitarbeiter oder ihre Familienmitglieder, Jubiläumsbezüge, Bezüge bei der Pensionierung etc.). Von der Sozialrücklage können auch Darlehen an Mitarbeiter für die Überbrückung schwieriger finanzieller Lage finanziert werden.

  

Die Sozialrücklage wird nach Ermessen der Gesellschaft gebildet / beansprucht oder aufgelöst. Die Grundsätze für ihre Bildung, Inanspruchnahme oder Auflösung ergeben sich aus dem Gesellschaftsvertrag, der Gründungsurkunde, der Satzung, dem Kollektivvertrag und oft aus einer internen Richtlinie der Gesellschaft.

  

Die Sozialrücklage gilt als satzungsmäßige Rücklage und ist auf dem Konto 423 (Satzungsmäßige Rücklage) zu verbuchen.

   

Die Bildung und Inanspruchnahme dieser Rücklage werden meistens durch gesellschaftsrechtliche Unterlagen der Gesellschaft oder den Kollektivvertrag geregelt. Nach gesellschaftsrechtlichen Unterlagen oder auch unabhängig davon beschließt die Gesellschafterversammlung (Gesellschafter, Aktionäre) über die Bildung (Zuführung) der Rücklage. Die Zuführung wird entweder nach einem im Voraus festgesetzten Prozentsatz aus dem erzielten oder verfügbaren Gewinn oder pauschal für jeden Mitarbeiter oder als Kombination dieser Methoden oder auch nach anderen Grundsätzen ermittelt.

Die Inanspruchnahme der Sozialrücklage kann entweder ergebniswirksam oder ergebnisneutral verbucht werden. Als Leitfaden kann das Gutachten des Tschechischen Instituts für Buchhalter Nr. I-8 „Sozialrücklage und Verbuchung der Gewinnrücklagen” dienen.

   

Während des Geschäftsjahres werden die Aufwendungen als Personalaufwand erfasst, bei der Auszahlung wird die Sozialrücklage dem entsprechend vermindert. Übersteigt der Personalaufwand die Sozialrücklage, wird dadurch die Ertragslage des laufenden Jahres beeinträchtigt. Über den Ausgleich des Unterschiedsbetrags zwischen der gebildeten und beanspruchten Sozialrücklage aus dem Eigenkapital der Gesellschaft (aus der Kapitalrücklage, aus Gewinnrücklagen usw.) ist bei der Feststellung des Jahresabschlusses zu beschließen, wobei die Sozialrücklage einen Habensaldo haben muss. Die Veränderung des Eigenkapitals ist im Anhang (im Eigenkapitalspiegel) zu erläutern.

   

Während des Geschäftsjahres wird die Inanspruchnahme der Sozialrücklage mit einer Gegenbuchung als Mittelabfluss verbucht. Durch den bilanziellen Mittelabfluss entstehen keine Aufwendungen. Die Mittel, die durch die Sozialleistungen der Mitarbeiter abfließen, führen in der Gewinn- und Verlustrechnung zu keinen Aufwendungen. Werden aus der Sozialrücklage rückzahlbare Darlehen gewährt, ist es empfehlenswert, diese Darlehen auf Unterbilanzkonten zu erfassen. Auch in diesem Fall ist die Veränderung der Sozialrücklage im Eigenkapitalspiegel des Anhangs zu erläutern. Für die Aussagefähigkeit des Jahresabschlusses ist auch die Angabe erforderlich, ob die Sozialrücklage ergebniswirksam verbucht oder bilanziert wurde.

   

Da als bekannteste Sozialrücklage die „Rücklage für kulturelle und soziale Zwecke” gilt, möchten wir kurz betonen, wie sie sich von der Sozialrücklage unterscheidet. Die Bildung und Verwendung der Rücklage für kulturelle und soziale Zwecke sind durch die Verordnung des Ministeriums für Finanzen Nr. 114/2002 Gbl. vorgeschrieben, welche die Rücklage für kulturelle und soziale Zwecke regelt. Die Verordnung regelt jedoch vor allem die Bildung und Inanspruchnahme der Rücklage für kulturelle und soziale Zwecke bei öffentlichen Behörden, Körperschaften des öffentlichen Rechtes und Gebietskörperschaften.