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Spanien: Neue Verordnung über die Anforderungen an Rechnungssoftware

veröffentlicht am 14. Dezember 2023 | Lesedauer ca. 5 Minuten

Mit der Veröffentlichung im Staatsanzeiger (BOE) am 6. Dezember 2023 wurde der Königliche Erlass 1007/2023 vom 5. Dezember 2023 genehmigt. Die Verordnung legt die Anforderungen, die von den computergestützten oder elektronischen Systemen und Programmen zur Unterstützung der Rechnungsstellung von Unternehmern und Freiberuflern zu erfüllen sind, sowie die Standardisierung der Formate für die Rechnungsstellung fest.

Die wichtigsten Konzepte der Verordnung sind die folgenden:

Gegenstand und räumlicher Geltungsbereich »
Subjektiver und objektiver Geltungsbereich »
IT-Ressourcen, die zur Erfüllung der Verpflichtungen aus der Verordnung erforderlich sind »
Anforderungen an computergestützte Rechnungsstellungssysteme »
Erstellung und Inhalt des Datensatzes der Entladungsrechnung »
Erstellung und Inhalt des Stornorechnungssatzes »
Fingerabdruck, „Hashing“ und e-Signatur von Rechnungsunterlagen »
Erklärung zur Verantwortung für IT-Systeme »
Möglichkeit für den Rechnungsempfänger, Informationen an den Rechnungsempfänger zu senden »
Inkrafttreten »

Gegenstand und räumlicher Geltungsbereich

Der Begriff Rechnung umfasst sowohl die vollständige Rechnung als auch die vereinfachte Rechnung gemäß dem Königlichen Erlass 1619/2012 vom 30. November 2023. Ein computergestütztes Fakturierungssystem ist die Gesamtheit der Hard- und Software, die für die Ausstellung von Rechnungen durch die Annahme, Speicherung und Verarbeitung von Fakturierungsinformationen verwendet wird.

Die Verordnung gilt für das gesamte spanische Hoheitsgebiet, unbeschadet der Steuersysteme des Baskenlandes und Navarras und unter Berücksichtigung der Besonderheiten der spezifischen Regelungen der Kanarischen Inseln, Ceutas und Melillas.

Subjektiver und objektiver Geltungsbereich

Sie gilt für die folgenden Steuerpflichtigen, die computergestützte Rechnungsstellungssysteme verwenden, auch wenn sie diese nur für einen Teil ihrer Tätigkeit einsetzen:

Körperschaftssteuerpflichtige,
Einkommensteuerpflichtige, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben,
Nicht ansässige Einkommensteuerpflichtige, die ihr Einkommen über eine Betriebsstätte beziehen,
Einrichtungen, die unter das System der Einkommensanrechnung fallen und eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben.

Sie gilt auch für Hersteller und Vermarkter von informatischen Systemen, die dieser Steuer unterworfen sind. Sie gilt nicht für Steuerpflichtige, die verpflichtet sind, Informationen über ein computergestütztes Informationssystem (SII) zu liefern.

Die Verordnung gilt für computergestützte Rechnungsstellungssysteme für alle Umsätze im Zusammenhang mit der Tätigkeit der oben genannten Steuerpflichtigen, mit Ausnahme der folgenden Fälle:

Bestimmte Umsätze, die im Rahmen der besonderen Mehrwertsteuerregelung für Landwirtschaft, Viehzucht und Fischerei besteuert werden.
Vorgänge, für die keine Rechnung ausgestellt werden muss, weil sie

– durchgeführt werden von Unternehmern oder Freiberuflern, die die Sonderregelung des Äquivalenzzuschlags anwenden.
– von Unternehmern oder Freiberuflern im Rahmen des vereinfachten Mehrwertsteuersystems erbracht werden (es sei denn, die geschuldete Mehrwertsteuer wird auf der Grundlage des Einkommensvolumens ermittelt).
– von der Abteilung für Steuerverwaltung der staatlichen Steuerverwaltungsbehörde Unternehmen dazu autorisiert sind.
Bestimmte Stromlieferungen.
Operationen, die auf Rechnungen durch Transaktionen, die über Betriebsstätten im Ausland laufen, dokumentiert sind.

IT-Ressourcen, die zur Erfüllung der Verpflichtungen aus der Verordnung erforderlich sind

Steuerpflichtige, die computergestützte Rechnungsstellungssysteme verwenden, können eine dieser beiden Möglichkeiten nutzen:

ein EDV-System, das den Bestimmungen des Gesetzes 58/2003 vom 17. Dezember 2003 über die allgemeine Besteuerung und der vorliegenden Verordnung entspricht
die EDV-Anwendung, die die Steuerverwaltung zu diesem Zweck entwickeln kann

Anforderungen an computergestützte Rechnungsstellungssysteme

Sie müssen sicherstellen:

Die Integrität und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen, so dass sie, wenn sie einmal erstellt und aufgezeichnet wurden, nicht verändert werden können, ohne dass das System selbst dies erkennt und eine Warnung ausgibt.
Wenn Daten berichtigt oder gelöscht werden müssen, sollte dies durch einen nachträglichen zusätzlichen Datensatz geschehen, ohne die ursprünglichen Daten zu verändern.
Rückverfolgbarkeit der Datensätze. Sie müssen von der Erstellung an verkettet und rückverfolgbar sein. Das System muss daher die Funktionalitäten bieten, die diese Rückverfolgbarkeit eindeutig und zuverlässig ermöglichen. Alle Daten müssen das Datum der Registrierung enthalten.
Die Aufbewahrung, die Zugänglichkeit und die Lesbarkeit aller erzeugten Aufzeichnungen für den im Allgemeinen Steuergesetz festgelegten Zeitraum. Darüber hinaus muss das System über ein Verfahren zum Herunterladen, Ablegen und sicheren Archivieren dieser Aufzeichnungen verfügen.

Die Systeme müssen über ein Ereignisprotokoll verfügen, das automatisch bestimmte Interaktionen mit dem System, mit dem System durchgeführte Vorgänge oder während der Nutzung des Systems auftretende Ereignisse aufzeichnet und alle diese Daten speichert. Der Zugang zu steuerrelevanten Informationen muss ordnungsgemäß abgegrenzt sein, damit die Steuerverwaltung direkt auf die Abfrage zugreifen kann.

Erstellung und Inhalt des Datensatzes der Entladungsrechnung

Die computergestützten Rechnungsstellungssysteme sollen gleichzeitig mit oder unmittelbar vor dem Datum der Ausstellung der Rechnung automatisch einen Registrierungsdatensatz erstellen, der Folgendes enthält

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Vor- und Nachname, Name oder Firma der Person, die zur Ausstellung der Rechnung verpflichtet ist
wenn dies obligatorisch ist, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den vollständigen Namen, Nachnamen, Vornamen oder die Firmenbezeichnung der Person oder Einrichtung, an die die Transaktionen gerichtet sind
Angabe, ob die Rechnung vom Empfänger oder von Dritten oder von der Person oder Einrichtung, die den Vorgang ausführt, ausgestellt worden ist
Rechnungsnummer und ggf. Rechnungsserie
Ausstellungsdatum und Datum, an dem die dokumentierten Transaktionen durchgeführt wurden, oder gegebenenfalls Eingang der Vorauszahlung, falls abweichend vom Ausstellungsdatum
Art der Rechnung (vollständig oder vereinfacht) und zusätzliche Angaben zur Identifizierung der Rechnungsart
handelt es sich um eine berichtigte Rechnung, sind die Art, die Merkmale und gegebenenfalls die Bezeichnung der berichtigten Rechnung anzugeben
handelt es sich um den Ersatz einer früheren vereinfachten Rechnung, ist die ersetzte Rechnung anzugeben
allgemeine Beschreibung der Transaktionen
Gesamtbetrag der Rechnung
Angabe der angewandten Mehrwertsteuerregelung(en)
Angabe, ob ein Reverse charge mechanism vorliegt
Steuerpflichtiger Betrag und Steuersatz(e), Quote, Äquivalenzzuschlag und Quote
handelt es sich um einen nicht mehrwertsteuerpflichtigen Umsatz, den Betrag und die Gründe
falls es sich nicht um den ersten vom System erstellten Rechnungssatz handelt, Nummer und Datum der Rechnung im Rechnungssatz
Identifizierungscode des verwendeten Computersystems
Datum, Stunde, Minute und Sekunde der Erstellung des Registrierungsdatensatzes
zusätzliche Merkmale.

Alle Geldbeträge sind in Euro anzugeben, wobei eine Umrechnung in Euro erfolgt, wenn die Rechnung in einer anderen Währung ausgestellt wurde.

Erstellung und Inhalt des Stornorechnungssatzes

Ein Stornierungsdatensatz wird erstellt, wenn eine Rechnung fälschlicherweise ausgestellt wurde und der Registrierungsdatensatz storniert werden muss. Der Stornierungsdatensatz muss Folgendes enthalten:

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Vor- und Nachname, vollständiger Name oder Firmenname der Person, die zur Erstellung des Datensatzes verpflichtet ist
Angabe, ob der Datensatz für die stornierte Rechnung von der Person oder Einrichtung, die die Umsätze ausführt, von ihren Empfängern oder von Dritten erstellt wurde
gegebenenfalls die Steueridentifikationsnummer, der vollständige Name oder die Firmenbezeichnung des Empfängers oder des Dritten, der eines der in dieser Verordnung genannten EDV-Systeme verwendet
Nummer und gegebenenfalls Reihe der Rechnung, die dem zu stornierenden Rechnungssatz entspricht
Datum der Ausstellung der zu stornierenden Registrierungsrechnung
falls es sich nicht um den ersten Rechnungsdatensatz handelt, die Nummer und gegebenenfalls die Serie sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung, die im unmittelbar vorangegangenen Eintragungs-, Registrierungs- oder Stornierungsrechnungsdatensatz enthalten ist, zusammen mit einem Teil des Fingerabdrucks oder Hash-Werts dieses vorangegangenen Datensatzes
Identifizierungscode des verwendeten Computersystems sowie andere Daten, die sich auf das System beziehen, mit dem der Datensatz der Stornorechnung erstellt wird, und die zur Identifizierung des besagten Computersystems dienen und es ermöglichen, seine Merkmale und seine Installation zu kennen, sowie die Identifizierungsdaten des Herstellers des besagten Systems
Datum, Stunde, Minute und Sekunde, an dem der Datensatz erstellt wurde
zusätzliche Merkmale, die es ermöglichen, die Umstände zu erkennen, unter denen der Datensatz der Stornorechnung erstellt wurde

Fingerabdruck, „Hashing“ und e-Signatur von Rechnungsunterlagen

Die Computersysteme fügen einen Fingerabdruck oder einen „Hash“ zu den oben erwähnten Registrierungs- und Stornierungsrechnungen hinzu und werden elektronisch signiert.

Erklärung zur Verantwortung für IT-Systeme

Die Person oder Einrichtung, die das Computersystem herstellt, muss durch eine verantwortliche Erklärung bescheinigen, dass es den Bestimmungen von Artikel 29.2.j) der spanischen Abgabenordnung und den Bestimmungen dieses Reglements entspricht. Diese Erklärung muss schriftlich erfolgen und im System selbst sichtbar sein.

Möglichkeit für den Rechnungsempfänger, Informationen an den Rechnungsempfänger zu senden

Der Rechnungsempfänger kann dem Finanzamat freiwillig bestimmte Informationen zur Verfügung stellen, indem er die Angaben des „QR“-Codes auf der Rechnung angibt. Wenn die Rechnung „VERI*FACTU“ oder „prüfbar im elektronischen Büro des Finanzamts“ ist, kann der Empfänger außerdem überprüfen, ob die Rechnung vom Aussteller an die Finanzamt geschickt wurde oder nicht.

Die Übermittlung von Informationen gilt nicht als öffentliche Denunziation.

Inkrafttreten

Die Verordnung ist am 7. Dezember 2023 in Kraft getreten. Die Steuerpflichtigen müssen jedoch vor dem 1. Juli 2025 die an die Verordnung angepassten IT-Systeme operativ haben.

Hersteller und Inverkehrbringer von IT-Systemen müssen ihre an die Verordnung angepassten Produkte spätestens 9 Monate nach dem 7. Dezember 2023 anbieten. Im Falle von IT-Systemen mit mehrjähriger Wartung, die vor diesen 9 Monaten in Auftrag gegeben wurden, müssen sie bis zum 1. Juli 2025 mit dem Inhalt der Verordnung in Einklang gebracht werden.

Ebenso wird spätestens 9 Monate nach Veröffentlichung der Verordnung der Dienst für den Empfang der von den Systemen zur Ausstellung prüfbarer Rechnungen übermittelten Rechnungsbelege am Sitz der Steuerbehörde verfügbar sein.