Navigieren durch die digitale Landschaft – E-Invoicing in Rumänien unter der Lupe

veröffentlicht am 8. Mai 2024 | Lesedauer ca. 4 Minuten

Teil der Modernisierungsbemühungen der rumänischen Finanzbehörden ist das RO
E-Invoicing System, das neben den anderen bislang umgesetzten Digitalisierungsprojekten SAF-T und E-Transport in großem Umfang Anwendung finden soll, um einen effizienten Ansatz der Finanzbehörden bei der Bekämpfung der Steuerumgehung herbeizuführen.

Stärkung des legislativen Rahmens »
Einführung »
Vorlagefrist »
Zuwiderhandlungen und Strafen bei Nichtbefolgung »
Verbesserung der Technologieinfrastruktur »
Überwachung der Compliance »
Ausrichtung an den EU-Standards »

Stärkung des legislativen Rahmens

Um den Übergang zum obligatorischen E-Invoicing zu unterstützen, wurde der regulatorische Rahmen in Rumänien verstärkt. Dies umfasst Änderungen der Steuergesetze und -verordnungen zwecks Festlegung klarer Leitlinien für die Praxis der elektronischen Rechnungsstellung.

E-Invoicing wurde anfänglich über die Notverordnung der Regierung 120/4. Oktober 2021 („GEO 120“) und die Notverordnung der Regierung 130/18. Dezember 2021 („GEO 130“) in die rumänische Gesetzgebung integriert, die durch das Gesetz Nr. 296/2023 ergänzt sowie später durch die Notverordnungen der Regierung Nr. 115/2023 und Nr. 30/2024 neu gefasst wurden. Die baldige Ausweitung der Anwendbarkeit von E-Invoicing wird erwartet.

Einführung

Die Regierung hat konkrete Fristen für die schrittweise Einführung des obligatorischen E-Invoicing für unterschiedliche Arten von Geschäften festgelegt. Diese Fristen sollen den Unternehmen angemessene Zeitrahmen für die entsprechende Anpassung ihrer Rechnungsstellungssysteme und -prozesse bieten.

So müssen seit dem 1. Juli 2022 sowohl ansässige als auch nichtansässige Steuerpflichtige, die zur Umsatzsteuer angemeldet sind, bei allen Geschäften mit der Regierung (B2G) und zwischen Unternehmen (B2B), die Produkte mit hohem steuerlichen Risiko gemäß der Anlage OPANAF 12 betreffen, das neue nationale
E-Invoicing-System RO e-Factura anwenden.

Diese Produkte mit hohem steuerlichen Risiko umfassen Gemüse, Früchte, Nüsse, alkoholische Getränke, mineralische Produkte (wie natürliches Mineralwasser, Sand und Kies), Kleidung, Schuhwerk und neue Bauwerke.

Seit dem 1. Januar 2024 müssen Steuerpflichtige, die in Rumänien ansässig sind, unabhängig davon, ob sie für Umsatzsteuerzwecke in Rumänien registriert sind, Rechnungen für B2B-Geschäfte/Geschäfte mit öffentlichen Einrichtungen (andere als B2G), bei denen sich der Lieferort in Rumänien befindet, über das RO E-Invoicing System vorlegen, ungeachtet dessen, ob sie zum RO E-Invoicing Register angemeldet sind oder nicht. Die Pflicht zur Vorlage der Rechnungen über das RO E-Invoicing System für B2G (Business to Government) gilt bereits seit Juli 2022.

Außerdem müssen seit dem 1. Januar 2024 Steuerpflichtige, die nicht in Rumänien ansässig, aber für Umsatzsteuerzwecke in Rumänien registriert sind, Rechnungen für alle B2B-Geschäfte und B2G-Geschäfte, bei denen sich der Lieferort in Rumänien befindet, über das RO E-Invoicing System vorlegen, ungeachtet dessen, ob sie zum RO E-Invoicing Register angemeldet sind oder nicht.

Ausnahmen von der o.g. Regelung gelten für:

Export und innergemeinschaftliche Lieferungen, die in Rumänien vorgenommen werden,
die Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen an nicht in Rumänien ansässige Steuerpflichtige, die in Rumänien nicht zur Umsatzsteuer angemeldet sind,
die Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen, die gemäß den rumänischen Steuerregelungen mit vereinfachten Rechnungen in Rechnung gestellt werden (z.B. für Rechnungen über Beträge von weniger als 100 EUR einschließlich USt) und
die Erbringung von Dienstleistungen, die nicht den rumänischen Regelungen über die Rechnungsstellung unterliegen (z.B. innergemeinschaftliche Dienstleistungen).

Für den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2024 müssen die o.g. Lieferer/Dienstleister die Rechnungen auch gemäß dem Steuergesetzbuch den Empfängern übersenden, sofern nicht beide (der Dienstleister oder Lieferer und der Empfänger) zum RO E-Invoicing Register angemeldet sind.

Die Kommunikation in Bezug auf E-Rechnungen wird über die Plattform der Steuerbehörden unter Verwendung des Standardformats XML geführt. Die XML-Datei muss dem europäischen Standard EN 16931 und den nationalen Normen RO_CIUS, wie in der spezifischen nationalen Gesetzgebung vorgesehen, entsprechen.

Vorlagefrist

Die Frist für die Vorlage des XML-Formats für E-Rechnungen über das RO E-Invoicing System beträgt fünf Kalendertage ab dem Tag der Rechnungsausstellung, jedoch höchstens fünf Kalendertage ab dem Ende der Frist für die Rechnungsausstellung.

Zuwiderhandlungen und Strafen bei Nichtbefolgung

Gemäß der jüngsten Verlängerung der Frist (OUG 30/2024) werden über die o.g. Dienstleister /Lieferer ab dem 1. Juni 2024 Strafen bei Nichtbefolgung der Pflicht zur Vorlage einer Rechnung innerhalb von maximal fünf Kalendertagen verhängt werden, je nach der Einstufung des Steuerpflichtigen. Die Strafen belaufen sich auf 1.000 bis 10.000 RON. Die Strafen für die verspätete Übersendung der Rechnungen werden nur einmal pro Monat angewandt.

Ab dem 1. Juli 2024 werden sowohl der Dienstleister oder Lieferer/Aussteller der Rechnung als auch der Empfänger bestraft, wenn sie die Pflicht zur Nutzung des RO e-Factura-Systems für die Ausstellung/den Erhalt von Rechnungen nicht befolgen. Die Strafe beträgt 15 Prozent des Gesamtbetrags der entsprechenden Rechnung.

Verbesserung der Technologieinfrastruktur

Es werden ständig Verbesserungen zwecks Förderung der E-Invoicing-Prozesse vorgenommen. Dies umfasst die Entwicklung von sicheren digitalen Plattformen zur Erleichterung des Austauschs von elektronischen Rechnungen zwischen den Unternehmen und den Regierungsbehörden.

Überwachung der Compliance

Die Regierung führt eine robuste Überwachung ein, um die Compliance mit den obligatorischen E-Invoicing-Regelungen in Rumänien sicherzustellen. Diese umfasst regelmäßige Kontrollen, Inspektionen und Strafen bei mangelnder Compliance, um von betrügerischen Praktiken abzuschrecken und die steuerliche Integrität zu fördern.

Ausrichtung an den EU-Standards

Rumänien befindet sich gegenwärtig im Prozess der Angleichung der E-Invoicing-Regelungen an die europä-ischen Standards und Regelungen und der Ausrichtung an den besten Praktiken und Verfahren.